Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi’nde proje başvuru ve sonuç süreçlerinin daha etkin takip edilmesi amacıyla yeni bir dijital uygulama hayata geçirildi.
Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi’nde (BŞEÜ) dijital dönüşüm çalışmaları kapsamında proje süreçlerinin yönetimine yönelik yeni bir uygulama kullanıma sunuldu.
Proje Geliştirme ve Koordinasyon Ofisi Koordinatörlüğü ile Bilgi İşlem Daire Başkanlığı iş birliğinde geliştirilen “Proje Başvuru ve Kabul Kayıt Formu”, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden kullanılmaya başlandı.
Yeni uygulama ile üniversite personelinin, üniversite dışındaki kaynaklardan destek almak amacıyla gerçekleştirdiği proje başvurularının tek bir sistem üzerinden kayıt altına alınması hedefleniyor. Projelerin başvuru aşamasından sonuçlanmasına kadar geçen sürecin de EBYS üzerinden takip edilmesi amaçlanıyor.
Projeler Sonuçlanana Kadar Takip Edilecek
Sistem sayesinde proje başvurularına ilişkin bilgilerin düzenli şekilde izlenmesi, proje sonuçlarının güncellenmesi ve kurumsal raporlama süreçlerinde kullanılabilecek güncel ve güvenilir bir veri altyapısının oluşturulması planlanıyor.
Uygulama kapsamında her proje için, projede görev alan personelden bir kişinin “Proje Başvuru ve Kabul Kayıt Formu”nu bir kez doldurması yeterli olacak. Destekleyici kuruluş tarafından proje sonucu açıklandıktan sonra ise daha önce oluşturulan kayda EBYS üzerinden yeniden erişilerek projenin kabul veya ret durumu sisteme işlenecek.
Böylece proje faaliyetlerinin yalnızca başvuru aşamasında değil, sonuçlanmasına kadar bütüncül bir şekilde takip edilmesi sağlanacak.
“Dijital Dönüşüm Çalışmalarımızı Sürdüreceğiz”
BŞEÜ Rektörü Prof. Dr. Zafer Asım KAPLANCIKLI, uygulamanın proje süreçlerinin daha etkin, şeffaf ve sistematik şekilde yürütülmesine katkı sağlayacağını belirtti.
Kaplancıklı, üniversitenin proje süreçlerini dijital teknolojilerin sunduğu imkanlarla daha güçlü, izlenebilir ve veriye dayalı bir yapıya kavuşturmayı önemsediklerini ifade ederek, uygulamayla proje başvuruları ve sonuçlarının kurumsal bir sistem üzerinden takip edilebileceğini söyledi.
Dijital dönüşüm çalışmalarının üniversitenin kurumsal kapasitesini ve proje üretme gücünü destekleyecek şekilde sürdürüleceğini belirten Kaplancıklı, yeni sistemin karar alma ve raporlama süreçlerinin güncel ve güvenilir verilerle desteklenmesine katkı sağlayacağını kaydetti. 
